Page 44 - SOP dan IK BPK Kaltim

Sub Bagian Humas dan Tata Usaha Nomor Pos
Sub Bagian Hukum
BPK Rl Perwakiian Kalimantan Timur
# POS Tanggal Terbit HI/2014
Revisi Ke
Tata Usaha Dan Korespondensi Halaman

dalam Nota Dinas, Instruksi Dinas, Surat Keputusan dan surat eksternal diberi type

LL (Iain-Iain). Kategori type-type surat dapat dilihat pada lampiran 1.1.2
h. Kolom tujuan surat diisi dengan nama bagian yang mendapat disposisi surat masuk

tersebut dari Kepala Perwakiian. Kolom tujuan surat diisi setelah surat masuk
diterima kembali dari Kepala Perwakiian oleh Subbag Humas & TU (setelah ada

disposisi dari Kalan atas surat masuk tersebut).
i. Kolom keterangan diisi untuk memberikan status atas surat masuk tersebut. Bila

surat masuk tersebut merupakan tembusan, maka pada kolom keterangan ditulis
tembusan. Bila surat masuk mempunyai batas waktu untuk ditindaklanjuti maka

pada buku surat masuk kolom keterangan diisi dengan batas waktu yangterdapat

pada surat masuk tersebut.
3. Kepala Perwakiian membaca dan memberikan disposisi lalu menyerahkan kembali

kepada Kepala Subbag Humas &TU.
4. Kepala Subbag Humas & TU memerintahkan staf pelaksana untuk mencatat tujuan

disposisi surat dalam register surat masuk.
5. Staf pelaksana memperbanyak Surat masuk tersebut sesuai jumlah unit kerja terkait
lalu didisposisikan pada unit kerja terkait dan dibuatkan tanda terima disposisi dalam

buku ekspedisi surat keluar.

6. Staf pelaksana Subbag Humas & TU menyimpan hasil scan surat masuk tersebut
sebagai arsip. Untuk surat masuk yang mempunyai batas waktu untuk ditindaklanjuti,

maka Subbag Humas & TU berkewajiban mengingatkan unit kerja terkait untuk

melakukan tindak lanjut atas surat masuk tersebut.

E.2. Tata Usaha dan Korespondensi Surat Keluar
1. Pejabat Eselon IV dan III unit kerja terkait yang berkepentingan menyiapkan konsep

surat keluar Kepala Perwakiian ataupun menerima dan meneliti konsep surat keluar
Kepala Perwakiian yang dibuat unit kerja lain, surat keluar ini dapat berupa nota dinas,

surat tugas, surat keputusan, instruksi dinas ataupun surat keluar.
2. Konsep tersebut kemudian dimintakan tanda tangan Kepala Perwakiian melalui Kepala

Subbag Humas &TU.
3. Kepala Subbag Humas & TU menerima, membaca dan meneliti surat yang akan

ditandatangani Kalan. Bila terdapat kesalahan penulisan, maka surat tersebut

dikoreksi atau di kembalikan ke pada unit kerja yang membuat.

40