Page 43 - SOP dan IK BPK Kaltim

Sub Bagian Humas dan Tata Usaha Nomor Pos
Sub Bagian Hukum
BPK Rl Perwakiian Kalimantan Timur
Tanggal Terbit
Revisi Ke HI/2014
POS
Tata Usaha Dan Korespondensi
Halaman

sebagai bahan informasi bagi pimpinan perwakiian dan juga oleh siapa saja yang

membutuhkannya;

2. Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain
dapat atas nama jabatan di lingkup BPK perwakiian Provinsi Kalimantan Timur;

3. Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh BPK Rl Perwakiian Provinsi Kalimantan
Timur baik dari pihak internal (BPK Pusat dan Perwakiian lain) maupun dari pihak eksternal

(Pemerintah Daerah, instansi vertikal, masyarakat dan Iain-Iain); dan

4. Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Kepala Perwakiian BPK Provinsi Kalimantan

Timur baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal.

E.URAIAN PROSEDUR
'•"•';" '•;l~.:-\v"-i. ;-,—" .: •;'7i.;,:.- .-• J
E.l. Tata Usaha dan Korespondensi Surat Masuk

1. Kepala Subbag Humas & TU Menerima surat masuk dari sekretariat perwakiian, yang
telah disertai dengan lembar disposisi. surat masuk ini dapat berupa surat, faximile

maupun email dari internal atau eksternal BPK Rl.
2. Kasubbag Humas dan TU memerintahkan staf Subbag Humas & TU untuk membaca

dan meneliti kemudian menginvetarisasikan surat masuk dalam file register surat

masuk sebelum disampaikan kepada Kepala Perwakiian. Pengisian register surat
masuk dilakukan dengan ketentuan:
a. Kolom no pada register surat masuk diisi sesuai urutannya.

b. Kolom tanggal, bulan dan tahun diisi dengan tanggal diterimanya surat masuk

tersebut.
c. Kolom nomor surat diisi dengan nomor surat yang tertera pada surat masuk.

d. Kolom tanggal surat diisi dengan tanggal surat yang tertera pada surat masuk.
e. Kolom perihal diisi dengan perihal surat yang tertera pada surat masuk, jika tidak

ada maka diisi dengan isi ringkas maksud surat masuk tersebut.
f. Kolom Asal surat diisi dengan nama Instansi atau jabatan atau nama pengirim

surat masuk tersebut.
g. Kolom tipe diisi dengan bentuk surat masuk tersebut, bila Nota Dinas, diisi dengan

type ND, Surat Keputusan dengan type SK, Instruksi Dinas dengan Type ID,surat
dari eksternal BPK dengan type SX dan surat yang tidak bisa dikategorikan ke

39